アパート契約・更新・退去時に用意すべき必要な書類まとめ

アパートを契約するときには、どんな書類が必要になるのでしょうか？できるだけスムーズに手続きを終えるために、必要な書類は事前に用意しておきたいものです。

この記事では、アパートの「契約」「更新」「退去」のときに用意すべき必要な書類を一覧にしてまとめています。これから賃貸契約を締結、更新、解約する人は必見です！

アパートに入居するときに必要な書類

まずは、入居時に必要な書類からみていきましょう。

契約者の状況や不動産会社によって、用意すべき書類が異なるケースもあります。しかし、以下に紹介する書類は、ほとんどのケースにおいて必要になる書類です。中には、法律で提出が義務付けられている書類もありますので、参考にしてください。

• 身分証明書
• 住民票
• 源泉徴収票／確定申告書
• 実印と印鑑証明書
• 連帯保証人の身分証明書と印鑑証明書

それぞれの書類について、ここから詳しく説明します。

身分証明書

身分証明書は、本人であることを確認するために使用します。運転免許証やパスポート、住民基本台帳など顔写真付きの書類が必要です。原本の提示、またはコピーが必要になることもあります。

住民票

住民票は、身分証明書と合わせて本人を確認するために使用します。住民票は入居者の分だけ必要です。単身で入居するのであれば契約者本人のみですが、家族全員が入居するのであれば、家族全員分の住民票が必要です。

源泉徴収票／確定申告書

契約者の支払い能力を確認するために、源泉徴収票が必要です。サラリーマンは会社から源泉徴収票を交付してもらえば事足りますが、フリーランスや自営業の人は確定申告書や納税証明書を用意します。

実印と印鑑証明書

賃貸契約に実印を押印しなければならない場合は、実印と印鑑証明書が必要になります。印鑑証明書は役所で取得できますが、実印登録していない人はまずは登録が必要です。

物件や不動産会社によっては「認印でOK」のケースもありますので、事前に確認しておきましょう。

連帯保証人の身分証明書と印鑑証明書

連帯保証人が必須の場合、連帯保証人分の身分証明書や住民票、そして印鑑証明書が必要です。また、契約書に連帯保証人の署名や捺印が必要になることもあります。連帯保証人が来店できない場合は、書類を郵送もしくは委任状の提出が求められます。

アパートの契約更新時に必要な書類

続いて、契約を更新するときに必要な書類をみていきましょう。

契約者の勤務先などに変更がない場合、用意する書類は多くありません。しかし、更新時に契約書を再作成しますので、新たな契約書に記名押印を求められます。

契約更新書類は、自分から申請しなくても、不動産会社の方から交付されることがほとんどです。契約期間満了前の3ヶ月～1ヶ月あたりに連絡がきますので、更新を希望するときは契約書に記名押印をしましょう。

アパートを退去するときに必要な書類

最後に、アパートを退去するときに必要な書類を紹介します。

アパートを退去するときに必要な書類は、解約通知書です。解約通知書には、契約者の住所や氏名、退去理由や転居先を記載します。また、退去清算で敷金の返金がある場合、振り込み先の口座がわかるものが必要です。

更新手続きと違い、解約通知書は自分で申請しなければ交付されることはありません。連絡をしなければ、「法定更新」といって契約が自動更新されることになります。そのため解約を希望するときは、契約満了の3ヶ月～1ヶ月前に解約を申し出ておきましょう。

アパートの契約・更新・退去時に必要な費用について

賃貸契約や更新する際に、書類と一緒に費用の支払いを求められることがあります。

二度手間にならないよう、契約時に必要な費用も併せて参考にしてください。

初期費用

契約時に必要な費用は、「敷金」「礼金」「仲介手数料」「家賃一か月分」「火災保険料」「保証料」です。

このうち、保証料は保証会社との契約がなければ請求されません。

初期費用は、トータルで家賃の約半年分もの費用におよぶこともあります。最近では、ゼロゼロ物件という、敷金や礼金の支払いが不要な物件も増えてきました。それでも初期費用の金額は大金になりますので、どのくらい用意すべきなのか、事前に担当者に確認しておきましょう。

更新料

一般的に、2年に1回ほど契約更新料が請求されます。更新料の支払いは、更新料の納付書が届く、もしくは家賃と一緒に引き落としがかかるかのいずれかです。更新料は契約している家賃の0.3～1ヶ月分ほどですが、まれに更新料が不要の物件もあります。

アパートの更新料の他には、火災保険と保証料の更新費用が必要となります。火災保険の更新料は新規加入時と同程度、保証料の更新料は1～1.5万円が相場です。

解約料

アパートを解約するときは、敷金が返還されます。ただし、賃貸契約には「契約時の状態で返す」という原状回復義務がありますので、敷金の中から修繕費が支払われることもあります。とはいえ、クロスの劣化や床の日焼けなど、時間の経過とともに劣化していく部分に関しては修繕義務がないとされ、敷金から差し引かれることはありません。

一方、壁をぶつけて壊したり、穴を空けてしまったりするような「過失」や「故意」による破損は、敷金から修繕費が差し引かれます。敷金だけで補えないときは、残りの修繕費用の支払いが必要です。

まとめ

アパ―ト入居時には、契約者の身分や収入を証明する書類の提出が求められます。更新時には不動産会社が必要な書類を用意してくれますが、退去時は自ら要請しなければなりません。

書類の提出や必要な費用の納付が遅れてしまうと手続きができませんので、早めの提出を心がけましょう。

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